Fundusze UE w praktyce: Zakupy w projektach, cz. II

Uniaeuropejska.org - portal o Europie i Unii Europejskiej » Fundusze UE » Fundusze UE w praktyce
Aneta Żbik, 10-04-13

fot. ec.europa.eu

Fundusze UE w praktyce: Zakupy w projektach

Część II: Zasada konkurencyjności w projektach „miękkich”

 

[cz. I Zakupy w projektach: Zasady ogólne]

 

Beneficjenci korzystający ze wsparcia finansowego Europejskiego Funduszu Społecznego, udzielając zamówienia w ramach realizowanych projektów, zobowiązani są do przestrzegania zasad kwalifikowalności wydatków, w tym reguł wyboru wykonawców i dostawców towarów, usług i robót budowlanych.

 

Zgodnie z Zasadami kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) beneficjenci pomocy zobowiązani są do ponoszenia wydatków w sposób przejrzysty, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. Podmioty wyłączone z obowiązku stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych (Upzp) zobowiązane są do udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności lub w oparciu o wyniki przeprowadzonego rozeznania rynku.

Zasada konkurencyjności
Zasada ta dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu, których wartość netto (bez podatku VAT) przekracza równowartość kwoty 14 tys. EUR. Przeliczenia waluty wspólnotowej dokonuje się w oparciu o kurs określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem, z dnia 16 grudnia 2011 roku, kurs wynosi 1 EUR=4,0196 PLN. Oznacza to, że na dzień dzisiejszy do udzielania zamówień w oparciu o zasadę konkurencyjności zobowiązani są beneficjenci w sytuacji, gdy szacowana wartość planowanego do udzielenia zamówienia przekracza kwotę 56 274,40 PLN.

Warto pamiętać o tym, iż kwoty planowanych do udzielenia zamówień sumują się. W związku z tym przed przystąpieniem do realizacji postępowania przetargowego należy szczegółowo przeanalizować budżet projektu, aby zidentyfikować powtarzające się zakupy robót, usług czy dostaw. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL w przypadku spełnienia łącznie trzech przesłanek tj.: tożsamości przedmiotowej (przedmiot zamówienia jest tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), czasowej (zamówienie może zostać udzielone w tym samym czasie) i podmiotowej (zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę) beneficjenci zobowiązani są do udzielenia jednego zamówienia.

Podsumowując, jeśli planowane do udzielenia zamówienia mają to samo przeznaczenie i mogą być wykonane w tym samym czasie przez jednego wykonawcę mamy obowiązek zsumować ich wartość. Jeśli okaże się, że przekracza ona równowartość 14 tys. EUR realizator projektu zobowiązany będzie do stosowania zasady konkurencyjności.

Etapy procesu udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności:

1.   Szacowanie wartości zamówienia – dokonywane na podstawie kwot wskazanych
w budżecie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie;
2.   Opracowanie zapytania ofertowego wraz z niezbędnymi załącznikami (specyfikacja cenowa, formularze oświadczeń w tym o braku powiązań kapitałowych lub osobowych pomiędzy wykonawcą a zamawiającym). Zapytanie ofertowe powinno uwzględniać: postanowienia ogólne, opis przedmiotu zamówienia (określony za pośrednictwem nazw i kodów wskazanych we Wspólnym Słowniku Zamówień), zasady składania ofert wraz ze szczegółową charakterystyką warunków udziału w postępowaniu (w tym informacji na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia, kryteria oceny ofert uwzględniające wagi punktowe/procentowe im przypisane oraz sposób przyznawania punktacji za ich spełnienie), miejsce i termin składania ofert (wynoszący nie mniej niż 10 dni roboczych od dnia upublicznienia zapytania ofertowego) oraz ogłoszenia wyników;
3.    Powołanie Komisji oceny ofert;
4.   Wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz upublicznienie treści zapytania na stronie internetowej beneficjenta (ewentualnie również w siedzibie);
5.    Złożenie oświadczeń o bezstronności członków Komisji oceniającej oferty;
6.    Ocena złożonych ofert w oparciu o kryteria ustalone w zapytaniu ofertowym;
7.    Sporządzenie protokołu z udzielonego zamówienia zawierającego informacje wskazane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL;
8.    Przekazanie informacji o wyniku postępowania każdemu wykonawcy, który złożył ofertę;
9.    Podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.

Warto pamiętać
Zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków, dla ważności postępowania przetargowego wymagane jest złożenie przynajmniej jednej oferty. Beneficjent może odstąpić od podpisania umowy w sytuacji, w której cena wybranej oferty przewyższa kwotę zarezerwowaną przez realizatora projektu na sfinansowanie zakupu stanowiącego przedmiot zapytania.

W sytuacji, gdy złożona w odpowiedzi na ogłoszone zamówienie oferta przewyższa kwotę jaką na realizację zamówienia posiada beneficjent, dopuszcza się możliwość podjęcia negocjacji lub powtórzenie postępowania w trybie zasady konkurencyjności. Natomiast w przypadku, gdy w odpowiedzi na ogłoszone zamówienie nie wpłynęła żadna oferta, beneficjent może udzielić zamówienia bez ponownego przeprowadzenia postępowania i zawrzeć umowę z dowolnym, nie powiązanym osobowo lub kapitałowo wykonawcą.

W trakcie realizacji umowy, będącej rezultatem postępowania przeprowadzonego zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków, dopuszcza się możliwość aneksowania umowy i zwiększenia wartości zamówienia o 50 proc.  Należy pamiętać, iż zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektem oraz zakupów dotyczących zadań wykonywanych przez personel, z którym beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

 

Część III artykułu przeczytasz na naszym portalu już w poniedziałek. Zapraszamy!

 

Źródła:

1.   Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 282 poz. 1649)
2.    Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24.12.2012 r.
3.    Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14.08.2012 r.
4.    Trocki M., Grucza B., Zarządzanie projektem europejskim, PWE, Warszawa 2007
5.    Zarządzanie, sprawozdawczość, kontrola, promocja i ewaluacja projektów dofinansowanych z funduszy unijnych, praca zbiorowa, Twigger, Warszawa 2008.